#1. 제목이 인상을 좌우한다
책의 제목이 중요한 만큼 메일도 제목이 중요하다
매일 역시 글로 커뮤니케이션하는 것이고, 자신이 전달할 내용과 지향점이 잘 드러날수록 그 내용을 보다 효과적으로 전달할 수 있기 때문이다. 가장 빈번한 제목은 안녕하세요? 000의 누구누구입니다', 혹은 '000과장님께'등이고 프로젝트명이나 해당 사항을 달랑 적은 경우도 만만치 않다. 이런 제목은 깊은 인상을 감기기도 어렵지만, 상대방이 업무별로 메일을 정리할 때도 불편하다는 단점을 안고 있다.
장기 프로젝트의 경우 주고받튼 메일의 양이 상당하므로 제목에서 해당 내용이 잘 드러날수록 관리가 쉽다.
그러므로 해당 프로젝트명에 세부 사항을 키워드로 넣어서 작성하면 효과적이다.
업무협조를 이한 제목일 경우에는 내가 전달하고 싶은 말이 상대방에게 어떻게 들리는지를 감안하는 센스를 발휘하는 것이 중요하다.
#2.'호칭'과 '인사말'에 공을 들여라
아는 사람은 물론 만난 적도 없는 사람에게도 써야 하는 것이 메일이다. 첫 만남일수록 반드시 적어야 할 내용은 회사명과 부서이고, '홍길동 부장님'처럼 이름과 직급을 명확히, 그리고 공손히 쓰는 것이 중요하다.
물론 어느 정도 친분이 생긴 뒤에는 홍부장님 같은 약칭은 오히려 친근한 느낌을 줄 수 있으므로 무방하다.
호칭 다음에 오는 첫 인사말도 메일 내용은 물론 보내는 사람에 대한 이미지를 좌우한다. 메일 서두는 '안녕하세요'같은 인사가 보통이지만, 그 다음에 한 문장을 더하면 배려가 담긴 느낌을 주기 마련이다.
예를 들면, '안녕하세요?.000의 구매과 일지매 대리입니다. 일전에 보내주신 답신은 잘 받았습니다.'처럼 상대방에 보여준 배려나 호의에 대해 가벼운 인사를 건네면 본론으로 부드럽게 넘어갈 수 있다.
#3. 결론부터 써라
메일에서 중요한 것은 정보와 의도를 반영하는 것이고, 읽는 사람에게 효율적이라야 한다. 따라서 특별한 경우가 아니라면 본문은 결론부터 시작하는 것이 좋다. 메일은 논리적일수록 명확히 전달되므로 결론 다음에는 이유, 그리고 근거나 데이터 순서로 적는 것이 좋다. 이렇게 일반적인 대화와는 반대의 순서로 서술하는 것은 속도와 커뮤니케이션 모두를 위한 것인 만큼 자신이 전달한 내용이나 의견을 항목으로 서술해보는 것도 좋은 방법이다.
이렇게 논리적으로 메일을 쓴 다음 신경써야할 것은 문체다.
최근 들어 공적인 메일에 이모티콘이나 인터넷 유행어를 쓰는 경우가 종종 있는데, 이런 것은 가급적 삼가는 것이 예의다. 그러나 너무 깍듯하면 또 거리감을 주기 마련이니, 편지와 전화통화 중간 정도로 쓰는 것이 좋다. 이제 공들여 쓴 메일의 완성도를 높이는 마지막 관문이 남았으니, 바로 마무리 인사. 용건을 담은 본문 뒤에 정감이 넘치는 한 줄의 인사는 좋은 인상을 준다. 내용이 무난하다면, '그럼 이만 줄이겠습니다. 필요하신 것이나 궁금하신 것이 있으면 언제든지 연락주세요.' 정도로 끝내면 된다.
#4. 편집 마인드를 활용하라
블로그나 인터넷 게시판에 글을 쓸 때 다양한 글씨체와 컬러를 활용하면서도, 메일은 타이핑만 하면 된다고 생각하는 경우가 많다. 메일을 쓰면서 디자인까지 고려하는 것도 메일을 잘 쓰는 조건 중 하나이다. 일단 문장을 쓸 때 너무 길면 읽기 곤란하므로 30~35글자 전후에서 줄은 바꿔주고, 한 단락이 끝나면 여백을 주는 것을 잊지 말자.
여기에 단락이 시작될 때 굵거나 컬러로 강조한 중간 제목을 넣어주면 읽기가 더 편하다.
또 메일에 담아야 하는 내용이 여러 사항이나 항목으로 이뤄져 있다면, 키워드가 되는 소제목과 '*','#'같은 기호를 붙이면 전달하고자 하는 항목을 일목요연하게 표현할 수 있다. 그리고 마무리 인사 다음에는 '메일용 명함'을 덧붙이는 것이 필요하다. 아웃룩 익스프레스 같은 메일링 프로그램의 경우 파일로 첨부하게 되어 있지만, 자신의 소속과 담당분야, 연락처 외에도 스스로를 알릴 수 있는 문장을 넣어서 세련된 메일 서식을 만들어 보는 것도 좋지 않을까?
* 출처: 삼성인터넷가족보 삼성월드(http://people.samsung.com/)
