회사 이메일 작성 전략

효과적인 이메일 작성 전략

1. 수신인이 당신의 메시지를 삭제하지 않도록 주요 메시지를 주제문으로 삼아라.

2. 메시지를 짧게 작성하라. 관련된 모든 정보를 한 화면에서 볼 수 있게 하라.

3. 이메일 한 통당 하나의 주제만 담아라.

4. 메시지를 보내기 전에 읽기 좋게 편집하고 틀린 맞춤법이 없는지 검토하라.

5. 흥분한 상태에서는 이메일을 작성하지 마라. 상대방 앞에서도 떳떳하게 이메일 내용을 말할 수 있는지 자문해 보라. 만약 아니라면, 메시지를 보내지 마라.

6. 당신이 보낸 이메일의 답장을 받으면, 당신의 메시지를 상대방이 제대로 이해했는지 검토하라. 그 이메일을 또 다른 사람에게 보낸다면 수신자는 당신의 메시지를 이해할 것인가? 만약 아니라면, 수정하라.

7. 마무리 인사말을 하라. 수신인이 외부인이라면 그 사람에 맞추어 적절한 인사말을 하고, 회사 내부인에게는 회사의 이메일 준수규칙을 따라 인사하라.

8. 마지막으로 '보내기' 아이콘을 누르기 직전에 수신자의 주소를 다시 한번 확인하라. 메시지를 잘못 보내 낭패를 보는 일이 엇어야 할 것이다.

9. 이메일을 받을 필요가 있는 사람에게만 이메일을 보내라.

출처 : 문서작성의 기술 / 하버드 비즈니스 프레스/ P86

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